Workflow Management-Bereich

Screenshot_Workflow_Management

Das Workflow Management (deutschsprachig) erreichen Sie unter folgender URL:
https://s100.copyright.com/workflow/login.jsp

Die Zugangsdaten erhalten Sie von unserem Kundenservice nach erfolgreicher Anmeldung.

Bitte nutzen Sie diese Zugangsdaten nicht, um selbst Lizenzen bei anderen Verlagen zu erwerben.

Anleitungen

Wozu dient der Workflow-Management-Bereich?

Das Workflow Management dient zur Bearbeitung von Anfragen, die Sie individuell prüfen möchten, der sogenannten “Managed Redirects”. Solche Anfragen erhalten Sie dann, wenn Sie eine Lizenz nicht automatisiert über RightsLink vergeben.

Ein “Managed Redirect” wird Ihnen im Workflow Management als Jobticket vorgelegt. Eine E-Mail informiert Sie über das Vorliegen eines solchen Tickets.

Im Workflow Management stehen Ihnen folgende Bereich zur Verfügung:

  • Jobtickets
    Suchen Sie nach Jobtickets anhand der Jobticketnummer, Status oder ISBN des zu lizenzierenden Inhalts.
  • Kunden
    Lassen Sie sich Kunden und deren Jobtickets anzeigen.
  • Fälligkeitsberichte
    Hier können Sie alle fälligen Jobtickets ansehen.
  • Verwaltung
    Ändern Sie hier Ihr Passwort.

Anleitung_Offene Jobtickets finden

Wie finde ich meine offenen Jobtickets?

Ihre offenen Jobtickets finden Sie, indem Sie in der Jobticket-Suche nach “Jobticket-ID-Status” Auftrag ausstehend filtern (1). Optional können Sie auch im Feld “Jobticketnummer” die Auftragsnummer aus der Benachrichtigungsmail eingeben (2).
Klicken Sie anschließend auf „Suchen“. In der Trefferliste werden Ihnen die betreffenden Jobtickets angezeigt. Per Klick auf die Jobticket-Nummer gelangen Sie zur Bearbeitungsmaske. Die Details zum Jobticket geben Ihnen alle zur Preisfindung benötigten Informationen. Die Reiter “Kunde” und “Inhalt” enthalten weitere Details.

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Was bedeuten die verschiedenen Status der Jobtickets?

Hier folgt zunächst nur eine Erläuterung der verschiedenen Status, wie Sie diese nutzen, um Tickets zu genehmigen, abzulehnen oder mit Ihrem Kunden in Kontakt zu treten, erfahren Sie weiter unten.

  • Auftrag ausstehend ist der initiale Status eines Tickets
  • Auftrag genehmigt: Diesen Status wählen Sie, wenn Sie ein Ticket genehmigen möchten.
  • Ausstehende Kundenantwort: Über diesen Status können Sie mit Ihrem Kunden über die Jobticket-Maske in Kontakt treten.
  • Auftrag abgebrochen: Der Auftrag wird abgebrochen, der Kunde bekommt hierüber eine Benachrichtigung.
  • Auftrag verweigert: Diesen Status wählen Sie, wenn Sie den Auftrag nicht genehmigen können/möchten.
  • Kunde hat geantwortet: Diesen Status können Sie nicht selbst vergeben. Er erscheint, wenn Sie über das Feld “Externe Kommentare” mit dem Kunden in Konatkt getreten sind und er geantwortet hat.

Wichtig: Denken Sie daran, stets auf Aktualisieren zu klicken, wenn Sie einen Status aktivieren möchten. Allein die Wahl des Status im Dropdown-Menü löst noch keine Aktion aus!

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Anleitung Jobticket übernehmen 4

Wie genehmige ich ein Jobticket?

  1. Wählen Sie das zu bearbeitende Jobticket mit Klick auf die Jobticket-Nummer aus. (Sie können auch mehrere Jobtickets zur Bearbeitung markieren und dann zum Reiter “Jobticket” wechseln.) Wichtig: Bitte ändern Sie zunächst nicht den Jobticket-ID-Status. Tun Sie dies erst, wenn Sie sich endgültig für einen Preis entschieden haben.
  2. Geben Sie im Feld „Preis für Nutzungsrechte eingeben“ den von Ihnen gewünschten Netto-Lizenzbetrag ein (Format: Euro und Cent durch ein Komma getrennt, also z.B. 25,00). Bitte beachten Sie: In diese Summe müssen Sie auch das Entgelt für die Nutzung des RightsLink-Services (15% netto) hinzurechnen. Sollte diese Gebühr geringer als 12 Euro sein, so wird die Differenz zu 12 Euro (sowie MWSt.) vom System automatisch addiert.
    Klicken Sie auf “Aktualisieren”.
  3. Nun wird Ihnen die Preisvorschau angezeigt. Sie können prüfen, ob das angezeigte Ergebnis Ihren Preisvorstellungen entspricht. Wenn nicht, wiederholen Sie Schritt 2, bis der Preis der richtige ist.
  4. Sofern besondere Bedingungen für diese Lizenz gelten sollen, können Sie diese im entsprechenden Feld eingeben. Diese Bedingungen werden dann im Lizenzvertrag mit aufgenommen.
  5. Erst wenn Sie sicher mit dem angezeigten Preis einverstanden sind und besondere Bedingungen eingepflegt haben, setzen Sie den Jobticket-ID-Status auf “Auftrag genehmigt”.
  6. Klicken Sie erneut auf „Aktualisieren“. Der Kunde erhält nun eine E-Mail mit dem von Ihnen eingegebenen Preis und kann die Lizenz innerhalb von 60 Tagen annehmen oder ablehnen.

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Wie lehne ich ein Jobticket ab?

  1. Wählen Sie das zu bearbeitende Jobticket mit Klick auf die Jobticket-Nummer aus.
  2. Setzen Sie den Jobticket-ID-Status “Auftrag verweigert”.
  3. Im Feld “Externe Kommentare” können Sie bei Bedarf eine Begründung für den Kunden angeben. Dieses Feld wird mit der Benachrichtigung an den Kunden versendet.
  4. Klicken Sie auf “Aktualisieren”. Die Ablehnung und eine mögliche Begründung werden an den Kunden geschickt.

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Anleitung_Kommunikationsfunktion

Wie trete ich mit meinem Kunden in Kontakt?

Über das Feld „Externe Kommentare“ (1) können Sie mit dem Kunden in Kontakt treten: Tragen Sie hier Ihre Nachricht ein und wählen Sie anschließend “Ausstehende Kundenantwort” (2) im Dropdown-Menü und klicken abschließend auf „Aktualisieren“. So können Sie fehlende Informationen einholen oder Preise verhandeln. (Kommentare zum Vorgang, die der Kunde nicht einsehen soll, können Sie unter “Interne Kommentare (3) ablegen.)

Hat der Kunde geantwortet, ändert sich der Status des Jobtickets automatisch auf “Kunde hat geantwortet”. Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu keine gesonderte Nachricht erhalten; filtern Sie am besten einfach die Jobtickets nach diesem Status (Job-Ticket-ID-Status).

Sollte die Antwort nicht genügen, können Sie wie zuvor vorgehen und eine Nachricht über „Externe Kommentare“ versenden. Sind alle benötigten Informationen vorhanden, können Sie das Jobticket wie gewohnt bearbeiten (Preiseingabe, Status auf „Auftrag genehmigt“ setzen und „Aktualisieren“ klicken). Der Kunde erhält in diesem Fall eine Benachrichtigung mit dem Angebot.

Bitte beachten Sie: Ist der Kunde mit Ihrem Angebot nicht einverstanden, hat er die Möglichkeit, erneut mit Ihnen in Kontakt zu treten. Macht er von dieser Option Gebraucht, verändert sich der Status des Jobtickets erneut auf “Kunde hat geantwortet”! Stellen Sie entsprechend sicher, dass Sie stets nach diesem Status filtern, um keine Kundenantwort zu verpassen.