Erstellung und Upload der Titellisten

Unten stehend finden Sie Anleitungen zu den einzelnen Schritten, die beim Erstellen und Upload der Titelliste zu beachten sind. Eine Zusammenfassung aller Anleitungen finden Sie außerdem hier.

Anleitungen

Wozu dient die Titelliste?

Zur aktiven Vergabe von Lizenzen ist es erforderlich, dass Sie eine .csv-Datei mit Rechteinformationen zu Ihren Titeln hinterlegen. Durch die Verknüpfung von RightsLink mit dem Verzeichnis Lieferbarer Bücher (VLB) werden dabei nicht nur Ihre Titel zur Lizenzierung freigegeben, sondern auch alle Cover-Daten und weitere Angaben auf der RightsLink-Homepage (fbm-rightslink.com) eingestellt.

Eine vorbereitete Liste können Sie entweder aus dem VLB exportieren oder selbst mit Excel oder einem vergleichbaren Tabellenkalkulationsprogramm erstellen und später als .csv-Datei abspeichern.

Sie können für jeden Ihrer Titel unterschiedliche Rechteinformationen hinterlegen, d.h. individuell je Nutzungsart entscheiden, ob ein Recht automatisch vergeben, abgelehnt oder die Lizenzanfrage Ihnen zur Prüfung vorgelegt werden soll.

Damit Ihre Titel auf RightsLink erscheinen und darüber lizenzierbar sind, müssen Sie in einem letzten Schritt die fertig befüllte Titelliste auf unserem ftp-Server einstellen. Die Zugangsdaten erhalten Sie von unserem Kundenservice.

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Anleitung Titelliste aus VLB

Wie lade ich meine Titelliste aus dem VLB herunter?

Loggen Sie sich mit den Ihnen zur Verfügung gestellten Daten im VLB ein (www.vlb.de). Gehen Sie dort auf die Erweiterte Suche.
Wählen Sie zunächst den Status der zu suchenden Titel – Sie können entweder nur aktive, nur archivierte oder alle Titel selektieren (2). Nutzen Sie anschließend die Suchoptionen, um nach Titeln zu suchen und zu filtern (3). Klicken Sie anschließend auf „Suchen“.

Aus der Trefferliste können Sie entweder noch einzelne Titel selektieren (4) oder die gesamte Liste exportieren. Klicken Sie zum Exportieren der geamten Liste oder der ausgewählten Titel auf das Pfeil-Symbol (5). Wählen Sie im nun erscheinenden Fenster als Format „RightsLink(.csv)“ (6), vergeben Sie evtl einen Dateinamen und klicken Sie anschließend auf „Exportieren“. Ihre Titelliste wird nun heruntergeladen.

Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die Liste im .csv-Format (Trennzeichen getrennt) abspeichern. Nur in diesem Format werden die Daten nach Ihrem Upload auf den FTP-Server gelesen.

Hinweise:

  • Sie finden die Export-Datei später auch jederzeit unter „Exportverlauf“ und können sie dort herunterladen.

  • Sollten Sie bereits Rechteinformationen für einige Titel hinterlegt haben und diese wieder mit der Titelliste herunterladen, werden Ihnen die aktuell eingepflegten Informationen in dieser angezeigt.

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CSV_Datei_speichern

Wie erstelle ich Titellisten manuell?

Wenn Sie Ihre Titellisten lieber manuell erstellen möchten, so ist das auch möglich. Bitte legen Sie in diesem Fall folgende Spalten an:

  • ISBN
  • Titel
  • Autor
  • Erscheinungstermin
  • und 18 weitere Spalten: BE_T, BE_E, BE_A, JM_T, JM_E, JM_A, NP_T, NP_E, NP_A, NL_T, NL_E, NL_A, WB_T, WB_E, WB_A, TD_T, TD_E, TD_A (Eine Erläuterung dazu finden Sie weiter unten)

Bitte speichern Sie Ihre Datei im .csv-Format (CSV Trennzeichen getrennt) (1). Die beiden daraufhin folgenden Warnungen bestätigen Sie bitte mit “OK” (2) bzw. “Ja” (3).

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Wofür stehen die Spalten in der Titelliste?

Die Abkürzungen in der Titelliste bezeichnen die einzelnen Formate, in die über RightsLink lizenziert werden kann.

Spalten_Titelliste

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Womit befülle ich die Spalten der Titelliste?

Mithilfe von drei Kürzeln können Sie für jeden Ihrer Titel unterschiedliche Rechteinformationen hinterlegen. So können Sie individuell je Nutzungsart (siehe Spaltenerläuterung weiter oben) entscheiden, ob ein Recht automatisch vergeben (G), abgelehnt (D) oder die Lizenzanfrage Ihnen zur Prüfung vorgelegt werden soll (M).

Kürzel Titelliste

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Konventionen zur Dateibenennung

Die von Ihnen auf dem FTP- Server abgelegten Dateien werden auf Grundlage des Dateinamens automatisch verarbeitet. Folgende zwei Möglichkeiten und entsprechende Dateinbenennungen gibt es:

  • Erstmaliges Importieren neuer sowie Aktualisieren bereits eingestellter Titel:
    “rl_upload_” (Beispiel-Dateiname: “rl_upload_verlag201508.csv“)
  • Löschen von Titeln:
    “rl_delete_” (Beispiel-Dateiname: “rl_delete_verlag201508.csv”)

Wichtig: Bitte nutzen Sie außer den beiden vorgegebenen Unterstrichen keine weiteren Sonderzeichen; der Server erkennt die Dateinamen sonst nicht.

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Upload auf ftp-Server_NEU

Wie lade ich die befüllte Titelliste auf den ftp-Server?

Starten Sie Ihr FTP Programm. Jedes FTP Programm ist gleich aufgebaut: Das Fenster ist geteilt, links sehen Sie Ihre Verzeichnisse, rechts den Server. In der oberen Menüleiste, manchmal auch in der unteren, finden Sie die Eingabefelder für Server und Benutzerdaten (1). Bauen Sie die Verbindung zum ftp-Server auf, indem Sie Adresse (ftp.vlb.de), Benutzernamen und Passwort eingeben — diese sind identisch mit ihren Anmeldedaten für das VLB; die Zugänge erhalten Sie nach Anmeldung — und anschließend auf „Verbinden“ klicken.
Auf der rechten Seite öffnet sich das Serververzeichnis.
Öffnen Sie im nächsten Schritt auf der linken Seite Ihr lokales Verzeichnis, in dem Sie Ihre Titelliste abgelegt haben, und auf der rechten Seite den Ordner „upload“ (2).

Markieren Sie nun in der linken Fensterhälfte Ihre Datei und „ziehen“ Sie sie in das Serververzeichnis auf der rechten Seite. (Optional können Sie Ihre Datei auch durch einen Rechtsklick auf die markierten Dateien anwählen und dann auf den Menüpunkt „hochladen“ klicken.) Die Datei wird nun von Ihrem lokalen Verzeichnis auf den ftp-Server kopiert. “Uploads“ wird alle 5 Minuten überprüft, hier abgelegte Datein abgeholt und in eine Datenbank geladen.

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Woran erkenne ich, dass mein Upload erfolgreich war?

Dass der Server Ihre Titelliste als RightsLink-Liste erkannt und verarbeitet hat, erkennen Sie, wenn die Liste nach ca. 5 Minuten nicht mehr im Upload-Ordner zu finden ist.

Max. 1 Stunde nach dem Upload können Sie diesen überprüfen, indem Sie im VLB Ihre zuvor hochgeladenen Titel mit dem Export-Format RightsLink (.csv)“ exportieren. Hierin sind nun die Rechteinformationen enthalten.

Im Ordner “download” auf dem FTP-Server finden Sie zudem jeden Tag ab 8 Uhr (erstmals am Folgetag des Erstimports) einen Report vor, in welchem Sie die hinterlegten Rechte zu einem Titel überprüfen können. Diesem Bericht können Sie auch die Links für den jeweiligen Titel zum RightsLink der Frankfurter Buchmesse entnehmen.

Wichtig: Bitte beachten Sie unbedingt die Konventionen zur Dateibenennung (siehe oben). Dateien, die nicht nach dieser Konvention benannt sind, werden ignoriert und nicht in die Datenbank übertragen.

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Woran könnte es liegen, dass mein Upload nicht erfolgreich war?

Wenn Sie auch eine halbe Stunde nach der Übertragung Ihre Titelliste im “Upload”-Ordner sehen, konnte der Server die Datei nicht erkennen. Das könnte folgende Gründe haben:

  • Die Liste ist nicht richtig benannt: Bitte beginnen Sie die Bennenung der Datei immer mit rl_upload_ bzw. rl_delete_ und nutzen Sie außer den beiden vorgegebenen Unterstrichen keine weiteren Sonderzeichen
  • Die Liste ist nicht im richtigen Format abgespeichert: Der Server kann nur .csv-Dateien (Trennzeichen getrennt, Semikolen als Trennzeichen!) lesen, Excel-Dateien oder andere Formate werden nicht verarbeitet
  • Sie haben die Titelliste nicht komplett befüllt: Bitte beachten Sie, dass Sie für alle Titel Rechteinformationen hinterlegen müssen, selbst wenn Sie für einige Formate im Getting-Started-Dokument statt eines Preises ein M oder D eingefügt haben.

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Wie lange dauert es, bis meine Titel auf RightsLink erscheinen?

Wenn Sie Ihre Titelliste gemäß der obigen Anleitungen befüllt, benannt und auf den FTP-Server geladen haben, finden Sie die in der Titelliste übermittelten Werke in der Regel bereits am Vormittag des Folgetages auf RightsLink. Dies gilt für Erstimporte. Wenn Sie lediglich Rechteinformationen bereits eingestellter Tizel verändern, geht dies innerhalb einer Stunde.